Ordinul de deplasare, numit frecvent și ordin de delegație, însoțește deplasarea unui salariat în interes de serviciu și ajută la justificarea traseului, perioadei și cheltuielilor. Mai jos poți vedea formularul și îl poți descărca în Word sau PDF.
Descarcă modelul de ordin de deplasare
Fișierul Word este editabil și poate fi adaptat procedurilor firmei. PDF-ul este potrivit pentru previzualizare sau tipărire. Formularul nu înlocuiește documentele justificative, precum biletele, facturile ori bonurile acceptate de angajator.
Când se folosește ordinul de deplasare
Documentul se utilizează atunci când un angajat este trimis temporar într-o altă localitate sau la un alt loc de muncă pentru îndeplinirea unei sarcini de serviciu. El poate fi folosit pentru aprobarea deplasării, evidența perioadei și întocmirea decontului.
Ce informații trebuie completate
- denumirea și datele angajatorului;
- numele, funcția și marca salariatului, dacă există;
- destinația și scopul deplasării;
- data și ora plecării și revenirii;
- mijlocul de transport folosit;
- avansul acordat pentru deplasare;
- cheltuielile de transport, cazare și alte cheltuieli aprobate;
- confirmările, aprobările și semnăturile necesare.
Cum se completează corect
Înainte de plecare se completează datele angajatului, destinația, perioada, scopul și aprobarea deplasării. Dacă se acordă un avans, suma trebuie înscrisă clar. După întoarcere se completează traseul efectiv, durata și cheltuielile, pe baza actelor justificative disponibile.
Verifică dacă datele de pe document corespund cu biletele, facturile de cazare, foaia de parcurs sau celelalte dovezi. Totalurile trebuie calculate corect, iar diferența dintre avans și cheltuielile acceptate trebuie regularizată conform procedurii interne.
Exemplu de scop al deplasării
Deplasare la punctul de lucru din Brașov, în perioada 12–13 octombrie, pentru verificarea lucrărilor și întâlnirea cu furnizorul.
Ordin de deplasare sau decont de cheltuieli?
Ordinul justifică și descrie misiunea, iar decontul centralizează sumele solicitate sau restituite. Unele formulare combină cele două funcții. Important este ca angajatorul să poată urmări aprobarea, traseul, perioada și documentele care susțin fiecare cheltuială.
Greșeli de evitat
- lipsa scopului concret al deplasării;
- date sau ore care nu corespund documentelor anexate;
- cheltuieli înscrise fără dovadă ori aprobare;
- omiterea avansului primit;
- lipsa semnăturilor și aprobărilor interne;
- folosirea unui formular neadaptat situației reale.
Întrebări frecvente
Se poate completa ordinul de deplasare pe calculator?
Da. Modelul Word poate fi completat electronic, apoi tipărit și semnat sau gestionat conform fluxului intern al angajatorului.
Trebuie păstrate documentele justificative?
Da. Bonurile, facturile, biletele și celelalte documente relevante trebuie păstrate și prezentate potrivit regulilor interne și obligațiilor contabile aplicabile.
Vezi și celelalte documente și modele editabile Word/PDF pentru activitatea administrativă și relațiile de muncă.